南京中醫藥大學基本建設檔案管理規定 

為規范學?；窘ㄔO過程中形成的各種文件資料的使用和管理，確保其齊全、完整和順利歸檔，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國建筑法》、《建筑工程質量管理條例》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《高等學?；窘ㄔO類檔案工作規范》及其他相關法律法規，結合我校實際，特制定本規定。

一、基本建設檔案的范圍

基本建設檔案包括整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件。主要內容有：

1、基本建設項目管理性文件：含基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、立項等文件資料；

2、基本建設項目建筑文件：含勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產等文件資料；

3、基礎設施建設文件：校區道路、綠化、水、電、氣、消防等工作活動中形成的有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的資料。

4、其他在基本建設過程中需保存的資料。

二、基本建設檔案的管理體系

1、基本建設檔案管理實行基建處主管，各勘察、設計、施工、監理等參建單位協管和校檔案館監管的管理體系。

2、基建處明確一名處領導分管基本建設檔案工作，并配備專職檔案人員，負責基本建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作。各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理基本建設項目的檔案資料。

三、基本建設檔案的管理制度

1、基本建設檔案工作要納入基建規劃、計劃、管理制度和基建管理人員職責范圍，做到基建工程與建立檔案工作同步進行；在工程建設過程中，要與竣工材料的積累同步進行；工程竣工驗收時，要與提交全套合格的竣工圖的驗收同步進行。

2、基本建設管理性文件由基建處資料管理科負責收集、整理、組卷、目錄的輸入、裝訂；基建工程項目性資料由甲方代表負責，勘察、設計、施工、監理等參建單位收集、整理，并統一歸檔至基建處資料管理科，由專職檔案員進行匯總，按照基本建設檔案的形成規律進行科學的分類組卷和歸檔，目錄的輸入和裝訂；業務指導、監督、檢查工作由校檔案館負責。

3、凡有引進技術或引進設備的建設項目，要做好引進技術和引進設備的圖紙、文件的收集、整理工作，無論通過何種渠道得到的與引進技術或引進設備有關的檔案資料，均應交資料管理科統一管理。

4、歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。原則上一定要是原件。

5、基本建設工程中各環節的檔案承辦人應自覺接受基建處的領導和校檔案館的業務指導、監督、檢查，按照《南京中醫藥大學基本建設檔案文件材料歸檔范圍》（見附件）要求，認真做好平時文件材料的積累、使用、整理、保管工作。

6、歸檔的基本建設檔案材料必須反映基建管理和項目建設的全過程，保證準確、完整、規范、系統。歸檔的主要內容和重點，具體可參照《南京中醫藥大學基本建設檔案文件材料歸檔范圍》的要求。形成的電子文件材料，統一以光盤形式歸檔，并對盤內文件逐一著錄、登記。

7、管理性文件按年度歸檔；工程項目性材料按項目竣工審計后2個月內歸檔。兩者均由?；ㄌ幗y一集中向檔案館移交，并辦理交接手續。

8、勘察、設計、施工、監理等單位的檔案管理實行驗收制度，各項工程竣工驗收前先要向基建處提出檔案驗收申請，經由基建處、審計處、檔案館人員組成的校檔案驗收小組驗收合格，簽發同意書后方可進行工程竣工驗收。歸檔材料不齊全、不合格的項目，不能組織竣工驗收，不能提交決算審計申請。

9、各環節文件材料管理人員應嚴格遵守保密工作規定，并做好各類基本建設文件、技術資料的防火、防盜等安全管理工作。

10、已歸檔的各種文件材料一般應在校檔案館內查閱，特殊情況需要外借的，須經分管基建的校領導或基建處主要負責人批準。

四、其他

1、本管理規定自頒布之日起施行。

2、本管理規定由基建處負責解釋。